- 全面比較合法、通用和開源 DMS 的定價、評級和限制。
- 必備功能：安全性、OCR、工作流程、元資料、協作和 GDPR/ISO 合規性。
- 律師行動應用程式清單：日曆、掃描器、研究、遠端存取和密碼。
La 法律文件管理 如果沒有 DMS軟體 集中管理、保護文件，並使其可從任何設備存取。儘管許多律師事務所仍在努力應對紙本流程，但現實情況是，法律事務錯綜複雜，需要現代軟體來簡化工作流程、降低風險並改善客戶關係。 哪些應用程式允許您儲存法律文件？ 我們在本文中討論了這個問題。
在其中，我們解釋瞭如何安全地使用它們、它們最顯著的特點以及我們可以使用的最佳解決方案。
什麼是用於管理和儲存法律文件的軟體？
法律文件管理軟體 (DMS) 是 用於在公司、顧問公司和法律部門內儲存、組織、版本控制和追蹤數位檔案的專用工具。其目標是 關鍵文件 安全且易於查找，具有高級搜尋、基於角色的權限和可追溯性。
這些平台通常包括強大的搜尋、即時協作、版本控制和合規性功能。在 法律部門此外，系統支援工作流程自動化、與客戶的安全交換、電子簽名和操作審計也至關重要。
在法律領域之外， DMS 是企業內容管理 (ECM) 生態系統的一部分，結合數位化（掃描和 OCR）、電子存檔、備份和企業級安全層，以符合 GDPR 和 ISO 標準。
您應該要求合法 DMS 提供的關鍵功能
- 在雲端和/或自己的伺服器中進行管理和存儲：可透過網路和行動裝置全天候訪問，具有安全同步和基於資料量的可擴展計劃，並且如果您的 IT 策略需要，還可以實現混合雲本地化。
- 易於使用和實施直覺的介面可以加速採用並減少學習曲線；您越早交付價值，您獲得的回報就越好，內部阻力就越小。
- 可自訂的範本、儀表板和元數據使用可重複使用的範本和儀表板標準化合約、索賠或文檔，以查看進度、里程碑和依賴關係；元資料和標籤是分類的關鍵。
- 流程自動化：用規則和觸發器（批准、警報、分配）代替手動步驟，並用版本控制和活動日誌進行審計。
DMS的類型和常見功能
- 按部署：雲端（無所不在的存取、減少摩擦和對第三方的依賴）或本地（完全控制、內部投資和維護）。此外，還有混合方案，可以整合優勢。
- 透過許可證：專有（官方支援、培訓、SLA、成本更高）與開源（靈活性和社區，需要經驗豐富的供應商或內部團隊進行維護）。
- 關鍵功能：掃描和 OCR、元資料索引、內容或關鍵字搜尋、版本控制、權限和稽核、整合（ERP、CRM、電子郵件）和工作流程（核准）。
最佳DMS（法律文件管理）軟體
我們整理了法律團隊用於案件管理、文件編制、工作量管理和客戶關係的解決方案。我們列出了這些解決方案的優點、限制、定價和評分，以便進行更深入的比較。
點擊
點擊文檔 提供了一種在同一專案環境中建立、搜尋和協作法律文件的敏捷方法。其強大的搜尋引擎可加速文件定位和 安全性和可及性非常出色。 處置 法律模板 （客戶管理、案例追蹤和計費）以及 點擊人工智能 撰寫摘要和更新。
precios：永久免費；無限 7 美元/用戶/月；商業 12 美元/用戶/月；企業（聯絡）。 點擊人工智能 付費方案中每位會員每月 +5 美元。
ProProfs項目
簡單的任務、日曆和資源套件，不是法律特定的，但如果你正在尋找 簡單且價格實惠. ProProfs項目 它產生發票和報告，追蹤時間，並提供甘特圖和看板。但它缺乏高級 CRM 和團隊聊天功能。
價格：無限用戶（每年）每月 39,97 美元。
體位法
體位法 是一個 具有自動化、依賴性和報告功能的綜合工作流程平台。它允許您在時間軸、清單或看板中查看問題，設定智慧目標，並無需程式碼即可建立規則。其初始學習曲線和複雜的層級結構可能會對某些使用者造成阻礙。
precios：基本版（免費）、高級版每位使用者每月 10,99 美元（每年）、商務版每位使用者每月 24,99 美元（每年）。
Redbooth
專注於結合的團隊 單一平台上的任務、高清視訊通話和自訂流程. Redbooth 包括關鍵任務的模板、甘特圖和緊急標誌。
precios：專業版 9 美元；商業版 15 美元/用戶/月（每年）；企業版（聯絡）。
Trello
Trello 以其簡單的看板而聞名，現在有了 Butler 自動化和多種視圖（時間軸、日曆、表格、地圖）具有強大增強和整合生態系統的 DMS 軟體。
precios：免費；標準版 5 美元；高級版 10 美元/用戶/月（每年）；企業版（聯絡）。
Evernote的
儘管它最初是為筆記而創建的，但許多律師事務所都使用它 Evernote的 如 輕量級協作儲存庫掃描、儲存並使用進階搜尋功能進行搜尋。整合日曆和任務。
precios：免費；個人版 10,83 美元；專業版 14,17 美元/用戶/月（每年）。
DMS、ECM 和 CMS：需要明確的區別
在選擇 DMS 軟體時，澄清一些經常混淆的概念很有用：
- DMS 專注於文件生命週期 （掃描、分類、儲存、版本控制、發布和分享）。
- ECM涵蓋了公司 （文件、電子郵件、多媒體、資料），具有資訊流和治理。
- CMS 通常面向 網站內容管理 （網站、部落格、內部網路）。
預計 67.590 年 ECM 市場規模將達到約 2023 億美元，五年內可能超過 131.200 億美元。，年增長率達14%。許多中小企業因效率低而浪費資金：每年因文件問題而浪費的資金高達20.000萬美元，平均查找文件需要18分鐘。
開源與自架：帶來改變的解決方案
如果你需要 完全數據控制和定制，開源生態系統提供強大的替代方案以下是 10 個突出的選項及其要點。
- 紙標：開源、自架、無限文件和資料夾、白標、自訂網域和浮水印。定價：免費方案；29 美元（3 個席位）用於文件共享；59 美元安全資料室；149 美元無限資料室；完全自託管版本。
- Nextcloud：包含 Files、Talk、Groupware 和 Office（線上編輯、行事曆、聯絡人和電子郵件）的協作套件。企業級安全性和存取控制，以及與現有基礎架構的整合。價格：每位用戶每年 37,49 歐元至 195 歐元，視套餐而定。
- 記錄: 開源文件簽名平台, 自託管，配備智慧模板和規則；與 Zapier 整合。 Stack TS/Next.js/Prisma/Tailwind。定價：企業版每席每年 1188 美元；單人遊戲（無公開定價）。
- 開放文件管理器：符合 PHP 規範的 Web DMS 軟體 ISO 17025 和 OIE，具有存取控制， 自動審核、元資料、按作者/部門/類別搜尋以及 安全 URL. 限制:使用者介面 有限的定制 並為您彎曲。
- Papermerge專為掃描文件設計，具有 OCR 和全文搜尋功能；支援多用戶、版本控制、REST API 和精細權限。限制：專注於掃描文檔，可能缺少高級功能。
如何選擇您的 DMS 軟體
在選擇一款或另一款 DMS 軟體之前，需要考慮以下幾個方面：
- 供應商經驗：尋找了解法律流程並能協助您實施、培訓和業務連續性的合作夥伴。
- 易用性可用的工具可以減少內部阻力；經過簡單的培訓，任何人都可以操作基本功能（從會計到銷售）。
- 隱私權政策優先考慮加密、備份、存取控制、活動日誌和 GDPR/ISO 合規性；安全性是不可協商的。
- 移動和遠端存取：這樣您就可以在辦公室外透過手機輕鬆啟動流程並做出決策。
- 可擴展性：評估其與您共同成長的能力（使用者、GB/TB、新部門）以及與 ERP/CRM/電子郵件整合的靈活性。
好的 DMS 軟體可以集中、分類和自動化，同時確保安全性、合規性和可在幾秒鐘內找到文件的高級搜尋。透過這裡討論的所有內容，您將擁有一系列經過驗證的工具，可用於實施堅實而高效的數位基礎，支援從單人辦公室到最苛刻的公司的一切。
專門研究技術和互聯網問題的編輯，在不同數位媒體領域擁有十多年的經驗。我曾在電子商務、通訊、線上行銷和廣告公司擔任編輯和內容創作者。我還在經濟、金融和其他領域的網站上撰寫過文章。我的工作也是我的熱情所在。現在，透過我的文章 Tecnobits，我嘗試探索科技世界每天為我們提供的所有新聞和新機會，以改善我們的生活。